Daten sind heutzutage ein heiß begehrtes Gut. Sie werden verkauft und durch Cyber- und Phishingattacken illegal erworben. Da diese Angriffe immer häufiger vorkommen, hat der Gesetzgeber den Paragrafen § 202a im Strafgesetzbuch (StGB) erlassen, der die unberechtigte Beschaffung von Daten strikt untersagt. Nichtsdestotrotz werden immer wieder Dokumente, Zugangserkennungen oder Bankinformationen entwendet. Ein besonders beliebtes Ziel von Hackern sind Unternehmen, weil diese große Datenmengen speichern und umfassende Transaktionen durchführen. Da der Austausch von Firmengeheimnissen und Unterlagen, aber auch Überweisungen mittlerweile übers Internet abgewickelt werden, wurden virtuelle Datenräume ins Leben gerufen. Sie sorgen für die Sicherheit und Unantastbarkeit der vertraulichen Daten und Informationen. Im folgenden Artikel führen wir Sie tiefer in das Thema “virtuelle Datenräume” ein.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Zur Übergabe und Prüfung von Unterlagen sowie zum Transfer von Geldern wird ein neutraler Raum benötigt. Während dies früher beispielsweise in Anwaltskanzleien durchgeführt wurde, setzt man in der heutigen Zeit auf virtuelle Datenräume. Darunter versteht man eine Cloud, welche einen orts- und zeitunabhängigen Zugang gewährt und durch automatisierte Kontrollinstrumente gesichert ist.
Virtuelle Datenräume finden hauptsächlich im Umfeld der Due-Dilligence-Prüfung Anwendung. So fordern Investoren oder Käufer im Zuge einer Firmenübernahme Einsicht in die wirtschaftlichen, juristischen, finanziellen und steuerlichen Informationen des zu erstehenden Unternehmens. Da das Konzept allerdings so gut funktioniert, wurde der Anwendungsbereich der virtuellen Datenräume erweitert. Das Rechtswesen, Immobilienmanagement und die Forschung und Entwicklung greifen auf die umfassende Sicherheitsmaßnahme zu. Ebenfalls werden Datenräume für ICOs, IPOs und Corporate Finance genutzt.
Wie wird die Sicherheit garantiert?
Der Sinn und Zweck eines Datenraums besteht darin, die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Deutschen Unternehmen wird empfohlen, auf eine Datenbereitstellung in Deutschland zu setzen, denn die DSGVO schreibt klare Regeln im Umgang mit Daten vor. So dürfen beispielsweise weder Hosting noch Back-ups des Datenraums auf ausländischen Servern gespeichert werden. Zudem wird vorgeschrieben, dass die Software in Deutschland entwickelt wurde und auch innerhalb der Staatsgrenzen aktualisiert und modifiziert wird.
Darüber hinaus können mit der Hilfe von ISO/IEC 27001:2013, TRUSTED-CLOUD und SSL-Verschlüsselung Hackerangriffe abgewehrt werden. Weitere Schutzmaßnahmen sind eine mehrstufige Anmeldung und Authentifizierung der Nutzer, ein lediglich temporärer Zugriff und ein dynamisches Wasserzeichen.
So funktioniert ein virtueller Datenraum
Anhand einer webbasierten Oberfläche können die Nutzer auf die vertraulichen Daten zurückgreifen. Ist das Login erfolgt, öffnet sich der Datenraum und die Interessenten gelangen zu einer Ordnerstruktur, die der Verzeichnisstruktur von Computern ähnelt. Innerhalb der Ordner können die einzelnen Dokumente auf- und abgerufen werden. Ein Wasserzeichen stellt sicher, dass die genaue Uhrzeit und der Name des Betrachters auf dem Dokument gespeichert wird. Mittels Fotografierschutz können die Interessenten außerdem daran gehindert werden, die vertraulichen Informationen zu speichern.
Das A und O eines virtuellen Datenraums
Mittlerweile existiert eine Vielzahl an Anbietern auf dem Markt, was die Auswahl des passenden Datenraums erschwert. Durch die folgenden Kriterien können Sie die Spreu vom Weizen trennen:
- Individuelle Nutzungsbedingungen: Es sollte möglich sein, den Datenraum flexibel und in Eigenregie einzurichten, zu steuern und zu konfigurieren.
- Sicherheit: Klar abgegrenzte Zugangsberechtigungen, Datenschutz-Zertifizierungen, Maßnahmen zum Dokumentenschutz und eine lückenlose Dokumentation sind heutzutage ein Standard von Datenräumen.
- Benutzerfreundlichkeit: Der Datenraum sollte über eine einfache Handhabung verfügen und selbst von mobilen Geräten einsehbar sein.
- Vertrag: Werfen Sie einen genauen Blick auf den Vertrag. Eine flexible oder an Ihr Projekt angepasste Laufzeit ist empfehlenswert. Außerdem sollte geregelt sein, was mit den Daten nach der Kündigung passiert.
- Kundenorientierung: Im Voraus sollte Ihnen der Anbieter eine kostenlose Probeversion zur Verfügung stellen. Eine positive Bonitätsbeurteilung und ein freundlicher und kompetenter Kundenservice zeugen ebenfalls von Professionalität.
Diese Mängel sollten nicht akzeptiert werden
Sollten Sie mit diesen Mängeln konfrontiert werden, empfiehlt es sich, einen anderen Anbieter zu wählen:
- Lange Wartezeiten während der Einrichtung
- Beschränkte Teilnehmerzahlen
- Ausländischer Server-Standort
- Kostenpflichtiger Support
- Unzureichende Betreibersicherheit
- Mangelnder Schutz der Metadaten
- Keine Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Fehlender Browserzugang
